第一章 总 则
第一条 为了加强教学档案的规范化管理，充分发挥其在学校教学、科研等各项工作中的作用，提高教学档案的质量，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化、科学化管理，根据《湖南女子学院文件材料归档细则》、《湖南女子学院本科教学档案归档规范》，结合我校实际，特制定本管理办法。
第二条 教学档案是指学校在教学管理、教学实践和教学研究中直接形成的，以文件材料、图表、声像等载体而存在，具有保存价值的教学文件材料的总称。
第三条 教学档案实行分级管理、分工负责。在学校档案室的指导下，学校教学档案由教务处集中统一管理，凡属永久性保存的教学档案一律移交学校档案室保存，各系（部、中心）在教学活动中形成的有一定保存价值的教学材料由系（部、中心）保存。
第二章 归档范围的确定
第四条 教学文件材料归档范围的确定原则：
1、必须对学校和社会当前与长远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。
2、必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点。
第五条 教学文件材料归档的主要内容和重点：
1、主要内容包括综合管理、专业与课程、招生、学籍管理、课堂教学、学位工作、毕业生工作、教材、实验室建设与实验教学、实践教学、教学改革与成果、教学质量临控与评估等方面。具体范围见《湖南女子学院教学类文件材料归档范围和保管期限规定》。
2、重点是本校在教学工作特别是教学实践活动的各个环节中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
第三章 立卷和归档流程
第六条 形成与积累
1、坚持教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和教学系（部、中心）的兼职档案员负责教学文件材料的收集积累、立卷归档。
2、每年教务部门在部署新学年工作时，同时应向本部门的兼职档案人员及各系（部、中心）教学秘书布置相关文件、材料的归档工作，并将此任务纳入他们的职责范围和年底评先表彰的考核内容。
3、各兼职档案员按教务处发放的各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡）积累材料专用袋等分门别类地进行积累,并定期整理。
4、归档的教学文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。格式统一，签字手续完备。
第七条 整理组卷
1、组卷原则：根据教学文件材料的形成规律，原则上相同内容的文件材料视数量多少可组成一卷或若干卷，每卷不超过200页；也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
2、排列方式。卷内密不可分的文件材料按正件在前附件在后；印件在前定稿在后；批复在前请示在后的要求排列。
3、卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
4、编写页码。无论材料单面或双面只要有书写文字，均应按顺序一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
5、填写每卷的卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，移交归档时，交接双方各一份。
6、填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人和立卷时间，立卷人为本卷文件材料立卷归档人员，检查人为立卷部门负责人。并将本卷需要特别说明的情况写在备考表内。
7、各种材料用纸大小一律采用国际标准a4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
第八条 归档验收
1、归档时间：教学管理文件材料（学籍文件材料除外）要求在每年4月底前完成上年度文件材料的归档；学籍档案归档时间为：学生毕业后3个月内归档。
2、移交归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否正确、完整、齐全，排列、书写是否符合要求等。凡不符合规定者，不予接收，并限期改正后补交。
3、移交归档时，立卷者要另外打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均要一式两份，双方签字后各执一份存查。
第四章 附则
第九条 本办法自发文之日起实行，由教务处负责解释。
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